Die Nutzung von Odoo vereinfacht die Unternehmensführung, indem es die Buchhaltungsprozesse optimiert und so den Zeitaufwand für Ihre Treuhand reduziert, um monatliche, vierteljährliche oder jährliche Abschlüsse durchzuführen. Dank der QR-Code-Integration ist Odoo nun vollständig konform mit den Schweizer Buchhaltungsstandards.
Unsere Kunden verwalten drei Haupttransaktionsflüsse, wir übernehmen den Rest:
- die Erfassung von Lieferantenrechnungen
- das Ausstellen von Kundenrechnungen
- die Zuordnung von Bankbewegungen zu offenen Rechnungen
Eine gute Verwaltung dieser Prozesse gewährleistet, dass die Buchhaltung immer aktuell bleibt.
Lieferantenrechnungen
Für die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen bietet Odoo zwei Optionen: eine manuelle Erfassung oder eine automatisierte Verarbeitung über einen kostenpflichtigen Scanservice. Die künstliche Intelligenz von Odoo scannt die importierten Rechnungen und extrahiert automatisch die wichtigsten Daten wie den Lieferanten, die Referenz, die Beträge und die Aufwandkonten, sodass Sie die Rechnung nur noch validieren müssen.
Für die manuelle Erfassung erstellen Sie zunächst den Lieferanten in Odoo, falls dieser noch nicht existiert. Gehen Sie dann in die Buchhaltungsanwendung (hier „Accounting“), wählen Sie im Menü „Lieferanten“ („Vendors“) den Punkt „Rechnungen“ („Bills“) aus.
Anschliessend müssen Sie eine neue Rechnung erstellen und den entsprechenden Lieferanten (Partner) auswählen oder ihn erstellen, falls er noch nicht existiert. Es wird empfohlen, die Informationen des Lieferanten, wie Adresse und Bankverbindungen, auszufüllen, um die Verwaltung zukünftiger Zahlungen zu vereinfachen.
Sobald der Lieferant hinzugefügt wurde, füllen Sie die weiteren erforderlichen Felder der Rechnung aus: Geben Sie das Datum, die Rechnungsnummer und die Zahlungsreferenz an (z. B. die ESR-Nummer oder einen anderen Code). Beschreiben Sie die vom Lieferanten erbrachte Leistung, wählen Sie das passende Buchhaltungskonto und die anwendbare Mehrwertsteuer aus. Diese Schritte stellen sicher, dass die Rechnung korrekt verbucht und für die weitere Verarbeitung bereit ist.
Sobald alle Informationen eingegeben sind, speichern und verbuchen Sie die Rechnung. Diese erscheint dann im Konto der Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, bis sie bezahlt wird. In Odoo wird die Rechnung im Dashboard unter „Zahlbare Rechnungen“ sichtbar sein.
Sobald die Bankauszüge importiert sind, kann die Rechnung mit der entsprechenden Zahlung abgeglichen werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass die Transaktionen korrekt verfolgt und im System verbucht werden, um eine effiziente Finanzverwaltung zu gewährleisten.
Kundenrechnungen
Die Erstellung von Kundenrechnungen und deren Abgleich mit den Banktransaktionen folgt einem ähnlichen Verfahren wie bei den Lieferantenrechnungen. Der Hauptunterschied liegt im auszuwählenden Tab: Für Kundenrechnungen müssen Sie in „Kunden – Rechnungen“ („Customers – Invoices“) wechseln. Der restliche Prozess, einschliesslich der Eingabe der Informationen und des Abgleichs mit den Zahlungen, folgt den gleichen Schritten und gewährleistet eine präzise und aktuelle Buchhaltung in Odoo.
Odoo ermöglicht es, Kundenrechnungen direkt per E-Mail zu versenden und die Verfolgung verspäteter Zahlungen durch automatische Mahnungen basierend auf spezifische Bedingungen zu automatisieren. Diese Funktion vereinfacht die Verwaltung und Nachverfolgung von Kundenrechnungen. Zudem bietet Odoo verschiedene Analysewerkzeuge, um sowohl Kunden- wie auch Lieferantenrechnungen zu überwachen und eine klare Übersicht über Ihre Buchhaltung zu erhalten. Diese Tools helfen dabei, eine organisierte Buchhaltung zu führen und den Zeitaufwand für die manuelle Nachverfolgung von Zahlungen zu reduzieren.
Import von Kontoauszügen und Bankabstimmungen
Odoo ermöglicht den Import von Kontoauszügen in verschiedenen Formaten:
- CSV
- OFX
- CAMT.053 (empfohlen)
Es ist auch möglich, Ihre Bankkonten direkt mit Odoo zu verbinden, um tägliche Transaktionen automatisch zu importieren.
Nach dem Import des Kontoauszugs erfolgt der Abgleich der Transaktionen, indem Sie auf „X Elemente zuordnen“ („Reconcile X items“) klicken. Diese Funktion erleichtert den Bankabgleich und stellt sicher, dass die Buchhaltung ohne zusätzlichen manuellen Aufwand aktuell bleibt.
Beim Zuordnen der Transaktionen werden alle Bankbewegungen in Ihrem Fenster angezeigt, um sie mit den Lieferanten- oder Kundenrechnungen usw. abzugleichen.
Beispielsweise, wenn eine Zahlung von CHF 223.5 am 9. September 2024 an Test Sàrl für eine zuvor erstellte Rechnung erfolgt ist, nutzt Odoo die bereits gespeicherten Informationen, um automatisch eine Verbindung zwischen der Zahlung und der Rechnung herzustellen.
Sie müssen dann nur noch die entsprechende Rechnung auswählen und die Transaktion bestätigen, wodurch der Bankabgleich deutlich vereinfacht wird.
Wenn Sie eine Zahlung mit einer Rechnung in Odoo abgleichen, wird der Status der Rechnung automatisch auf „bezahlt“ oder „teilweise bezahlt“ aktualisiert, falls die Zahlung in mehreren Schritten erfolgt. Dies ermöglicht eine präzise Nachverfolgung des Zahlungsstatus Ihrer Lieferantenrechnungen und sorgt für eine optimale Buchhaltungsverwaltung sowie eine klare Übersicht über laufende und abgeschlossene Transaktionen.
Schlussfolgerung
Odoo erleichtert die Halbautomatisierung von Buchhaltungsaufgaben und ermöglicht dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche eine wesentliche Zeiteinsparung. Über die Basisfunktionen hinaus kann Odoo so konfiguriert werden, dass es den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, wie z. B. dem automatischen Import von Banktransaktionen, der Erstellung von PAIN-Zahlungsdateien und der Integration von Modulen für die Verwaltung von Inventar, Mitarbeitenden und Löhne. Eine Kostenrechnung steht ebenfalls zur Verfügung, um Ihr Unternehmensmanagement ohne häufige manuelle Eingaben zu optimieren.
Zusätzliche Informationen :
Wir stehen Ihnen selbstverständlich gerne für weitere Auskünfte zur Verfügung. Sollten Sie auf der Suche nach einer Treuhand sein, die Sie bei der Integration von Verwaltungssoftware, bei der Erstellung von Jahresabschlüssen, bei buchhalterischen und finanziellen Beratungen oder bei anderen Anliegen unterstützt, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Gerne analysieren wir Ihre Situation gemeinsam mit Ihnen. Kontaktieren Sie uns: https://www.gaapex.ch/contact/
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